La forma en que las empresas se comunican, operan y responden a sus clientes está cambiando a un ritmo acelerado y justamente en el corazón de esta evolución está la inteligencia artificial.

Con ella puedes crear asistentes virtuales capaces de ejecutar tareas, responder consultas y conectarse con los sistemas internos de la organización sin depender de la intervención humana constante.  

Con Copilot Studio, Microsoft ha llevado esta capacidad a otro nivel, permitiéndote crear copilotos personalizados en función de las necesidades específicas de tu empresa.

Desde soporte interno, atención al cliente, generación de reportes o acceso a bases de datos corporativas, los copilotos pueden ser entrenados para interactuar de forma contextual y resolver tareas concretas, integrándose con Dynamics 365, Teams, Power Platform, SharePoint y otros sistemas clave del ecosistema Microsoft.

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Lo verdaderamente disruptivo es que ahora cualquier área del negocio (no solo TI) puede beneficiarse de un copiloto diseñado a medida.

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No estamos hablando de chatbots genéricos, estamos hablando de asistentes inteligentes que entienden el contexto de la empresa, que hablan el mismo lenguaje que tu equipo y que son capaces de tomar decisiones operativas dentro de flujos automatizados.

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¿Qué es Copilot Studio y cómo funcionan los copilotos personalizados?

Copilot Studio es una plataforma de desarrollo low-code dentro del ecosistema Microsoft que permite crear asistentes virtuales personalizados (llamados copilotos) capaces de interactuar con usuarios, consultar datos, ejecutar acciones y responder preguntas en lenguaje natural, todo esto sin necesidad de conocimientos avanzados en programación.

A diferencia de los chatbots tradicionales, los copilotos creados en Copilot Studio se integran con sistemas empresariales como SharePoint, Dataverse, Dynamics 365, Power Automate y Teams.  

Esto les permite resolver tareas reales, no solo ofrecer respuestas predefinidas. Por ejemplo, pueden generar reportes, procesar solicitudes internas, consultar bases de datos o iniciar flujos automáticos con base en las interacciones del usuario.

Lo más poderoso de esta herramienta es su motor de IA generativa, que permite que el copiloto entienda el contexto, formule respuestas coherentes y se adapte a múltiples escenarios.  

Desde preguntas complejas hasta tareas operativas, los copilotos pueden escalar su nivel de utilidad en función de cómo se configuren y del conocimiento que se les brinde.

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Copilotos declarativos como novedad de Copilot Studio

Los copilotos declarativos permiten personalizar Microsoft 365 Copilot para satisfacer las necesidades únicas de tu negocio, es decir, al crear un copiloto declarativo, proporcionas instrucciones, acciones y conocimientos para adaptar Copilot a tus escenarios empresariales.

• Interfaz Familiar: Los copilotos declarativos utilizan la misma interfaz amigable dentro de Microsoft 365 Copilot, facilitando la adopción y el compromiso de los usuarios.

• Conocimiento Empresarial Mejorado: Al igual que Microsoft 365 Copilot, los copilotos declarativos pueden utilizar datos empresariales de Microsoft Graph y archivos de SharePoint.

• Integración Perfecta con Plugins: Las empresas pueden extender los copilotos declarativos utilizando plugins para recuperar datos y ejecutar tareas en sistemas externos.

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Ejemplo paso a paso: ¿Como crear un copiloto declarativo con Copilot Studio?

1. Iniciar Sesión en Copilot Studio

Accede a Copilot Studio y selecciona "Crear nuevo copiloto" en el menú de navegación.

2. Describir el Escenario

En el cuadro de texto, describe el escenario para tu copiloto: "Quiero un copiloto que ayude a los empleados a resolver problemas técnicos comunes utilizando conocimientos internos de SharePoint".

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3. Configurar Conocimientos y Acciones

Copilot Studio interpretará tu descripción y configurará losconocimientos y acciones necesarios para el copiloto. Esto incluye laconfiguración de conexiones a SharePoint y la definición de accionesespecíficas para resolver problemas técnicos.

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• Configuración     Automática de Conexiones: Copilot Studio se encarga de configurar     todas las conexiones necesarias entre las aplicaciones y servicios     involucrados en el copiloto.
• Definición     de Acciones: Basado en tu descripción, Copilot Studio definirá las     acciones adecuadas para cada interacción dentro del copiloto.

4. Revisar y Aceptar el Copiloto

Revisa el copiloto generado por Copilot Studio y realizaajustes si es necesario. Una vez satisfecho, acepta el copiloto para activarlo.

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• Sugerencias     de Mejora: Durante la revisión, Copilot Studio puede sugerir mejoras     para optimizar el copiloto.
• Asistencia     en Tiempo Real: Si tienes preguntas sobre cualquier parte del     copiloto, puedes preguntarle a Copilot Studio directamente.

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5 casosde uso reales y de alto valor para cualquier empresa

1.     Copiloto de soporte interno para TI

Atiende preguntas frecuentes, reinicia contraseñas, daseguimiento a incidentes y canaliza casos complejos directamente a un técnico,todo desde Teams.

2.     Copiloto para recursos humanos

Responde consultas sobre políticas internas, fechas de pago,solicitudes de vacaciones o requisitos para trámites internos, conectándose conSharePoint o Excel.

3.     Copiloto financiero

Consulta saldos, muestra reportes contables, explicamétricas clave o verifica el estatus de una factura sin tener que depender deun analista financiero.

4.     Copiloto de ventas

Da seguimiento a cotizaciones, consulta disponibilidad deproductos, verifica condiciones comerciales o recopila datos de clientes desdeDynamics 365.

5.     Copiloto para onboarding de empleados o proveedores

Acompaña al usuario en cada paso del proceso de ingreso,resolviendo dudas, mostrando documentos, validando avances y notificandoautomáticamente a las áreas responsables.

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Los líderes de TI que logren integrar IA generativa de forma estratégica en sus procesos no solo ganarán en eficiencia, sino en visión operativa y escalabilidad.  

Copilot Studio no es solo una herramienta para crear asistentes, es una plataforma para liberar tiempo, reducir fricciones internas y empoderar a los usuarios para que se vuelvan más autónomos sin perder alineación con las políticas y objetivos del negocio.

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La posibilidad de construir copilotos personalizados está al alcance de cualquier empresa que use Microsoft 365. No se requiere código, ni proyectos largos, ni licencias complejas.

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Además, el licenciamiento  Pay-as-You-Go es una nueva forma de pagar por los servicios de Copilot Studio mediante una suscripción de Azure.  

Este modelo permite a los clientes pagar solo por la capacidad de mensajes que consumen al final de su período de facturación mensual, sin necesidad de un compromiso de licencia por adelantado.

¿Quieres ver cómo funcionaría un copiloto en tu organización? Agenda una sesión demo con nuestros consultores especializados en Copilot Studio. El futuro del trabajo colaborativo e inteligente ya no es una idea: es una herramienta que puedes crear en cuestión de minutos.